Führen von abwesenden Mitarbeitern

Was wie ein Widerspruch klingt, kommt jedoch öfter vor als man glaubt: Mitarbeiter fallen längere Zeit krankheitsbedingt aus, sind in Mutterschutz/ Elternzeit oder machen ein Sabbatical. Sie sind also für eine gewisse Zeit kein aktives Team-Mitglied mehr, werden aber eines Tages zurückkehren. Hier gibt es sowohl bevor sie gehen, als auch in der Abwesenheit und nach ihrer Rückkehr einiges zu beachten. In der Regel sind bei diesem Thema auch die Kollegen aus der Personalabteilung involviert und beraten zu allen arbeitsrechtlichen Fragen. Aber was ist bei der Führungsarbeit relevant?

 

Im Vorfeld

Wenn die Abwesenheit geplant ist, kann man diese mit dem betreffenden Mitarbeiter und dem Team entsprechend vorbereiten. Aufgaben können übergeben, Kunden und Kollegen informiert werden. Wichtig ist auch ein offenes und ehrliches Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter- insbesondere der Abgleich der Vorstellungen und Erwartungen:

  • Möchte der Mitarbeiter zurückkehren?
  • Wann wird er zurückkommen? bzw. Wann wäre eine Rückkehr aus Unternehmenssicht wünschenswert?
  • Wird er in Voll- oder Teilzeit wiederkommen? bzw. Welche Arbeitszeitmodelle kann das Unternehmen dem Mitarbeiter anbieten?
  • Welchen Aufgabenbereich kann er sich vorstellen? bzw. Kann man sich vorstellen dem Mitarbeiter seinen „alten“ Aufgabenbereich zurückzugeben oder muss er damit rechnen dann andere Tätigkeiten zu übernehmen?
  • Wie stellt sich der Mitarbeiter den Kontakt während seiner Abwesenheit vor? bzw. Halten Sie es für sinnvoll, den Mitarbeiter auf dem Laufenden und/ oder sogar regelmäßig Kontakt zu halten?

 

Auch in Richtung des Teams und der Kollegen empfiehlt es sich mit offenen Karten zu spielen, um falschen Spekulationen vorzubeugen. Der Abschied des Mitarbeiters sollte am besten in dem Bewusstsein stattfinden, dass es kein Abschied für immer ist. Natürlich kann niemand wissen, ob der Mitarbeiter tatsächlich zurückkommt und ob Sie dann noch sein Vorgesetzter sind. Aber begegnen Sie ihm mit der Wertschätzung, die er auch sonst von Ihnen bekommen hat und denken Sie daran, was er bisher bereits alles geleistet hat. Vor diesem Hintergrund sollte man sich gut überlegen, wie groß man den Abschied aufzieht, damit eben nicht der Eindruck entsteht, man verabschiedet den Mitarbeiter für immer.

Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, ist viel Fingerspitzengefühl gefragt. Spätestens über die Krankmeldung erfährt man Näheres und muss dann situativ entscheiden, ob und wann es angemessen ist auf den Mitarbeiter zuzugehen. Bei längerer und schwerer Krankheit bietet sich eine persönliche Nachricht und eine kleine Aufmerksamkeit an: lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, dass Sie und das Team in Gedanken bei ihm sind und jetzt seine baldige Genesung im Vordergrund steht. Er wird sich sicherlich bei Ihnen melden, sobald es ihm möglich ist. Auch wenn Sie gerne wissen möchten, wann und ob mit seiner Rückkehr zu rechnen ist- haben Sie Geduld und warten Sie auf ein Signal des Mitarbeiters.

 

Während der Abwesenheit

Es ist weitverbreitet, Mitarbeiter, die abwesend sind, zu behandeln als hätten sie dauerhaft das Unternehmen verlassen. Das ist vermutlich der einfachere – jedoch aus meiner Sicht – nicht der professionelle Weg.

Je nachdem wie Sie mit dem Mitarbeiter verblieben sind, halten Sie weiter Kontakt oder setzen ihn auf Emails in cc. Der Tatsache, dass er nach wie vor Teil des Teams ist, verleihen Sie Ausdruck in dem sie ihn weiterhin über relevante Veränderungen im Unternehmen und im Team informieren. Hier bietet sich an, den Mitarbeiter einfach im Team-Email-Verteiler zu belassen und es ihm freizustellen, ob und wann er darauf zugreift. Intern müssen Sie selbstverständlich bei allen Personalentscheidungen, den Personalkosten usw. die Rückkehr des Kollegen berücksichtigen. In Richtung des Teams ist es wichtig zu vermitteln, dass Sie weiterhin mit dem Mitarbeiter rechnen und dieser zum Team gehört.

Steht die Rückkehr bevor und die Details des Wiedereinstiegs sind noch zu klären, ist ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter unerlässlich. In Einzelfällen trifft man sich dafür besser außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten- überlassen Sie diese Entscheidung einfach ihrem Mitarbeiter.

 

Bei der Rückkehr

Wenn Sie bisher offen waren, wird ihr Mitarbeiter wissen, dass er ggf. nicht in seinen alten Job zurückkehren, sondern andere Aufgaben übernehmen muss. Das erleichtert in jedem Fall den Wiedereinstieg. Informieren Sie ihn zu Beginn, was er an größeren Veränderungen verpasst hat und was sich möglicherweise im Team verändert hat. Unterschätzen Sie auch nicht die (erneute) Integration ins Team. Mit Sicherheit hat sich das Team in der Zwischenzeit auch weiterentwickelt und die Rollen haben sich vielleicht verändert. Nicht jeder zurückkehrende Mitarbeiter wird mit offenen Armen empfangen- auch wenn er vor seiner Abwesenheit sehr gut im Team integriert war. Beziehen Sie am besten das Team in die Wiedereingliederung mit ein und habe ein Auge drauf.

Unabhängig davon, ob die längere Auszeit eines Mitarbeiters geplant ist oder nicht, verdient diese Angelegenheit vor, während und nach der Abwesenheitsphase ihre Aufmerksamkeit. Verlieren Sie den Kollegen nicht aus den Augen, auch wenn Sie über längere Zeit nicht mehr aktiv mit ihm zusammenarbeiten. So bekommen Sie im besten Fall bald einen motivierten Mitarbeiter zurück, der sich von Ihnen wahrgenommen und gewertschätzt fühlt und sich rasch wieder integriert.

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