Konfliktthema: neue Sitzordnung im Büro

Insbesondere bei größeren Teams habe ich es leider noch nie erlebt, dass die Verteilung von neuen Sitzplätzen im Büro vollkommen konfliktfrei ablief. Jeder hat seinen bevorzugten Platz, möchte entweder in jedem Fall neben dem Kollegen X oder auf keinen Fall neben Y, gerne am Fenster oder auf keinen Fall direkt an der Tür, im Großraumbüro ungern mittendrin oder mit dem Rücken in den Raum, nicht neben dem Drucker sitzen usw. Nicht selten gibt es zwei, drei Arbeitsplätze, die bei allen im Team beliebt sind. Wenn man sich als Führungskraft vorab bewusstmacht, dass vermutlich mehrere Mitarbeiter exakt den selben Platz haben möchten, wird schnell klar, dass man es in keinem Fall allen Recht machen kann (zumindest auf den ersten Blick nicht). Was gibt es also für Möglichkeiten, um eine Lösung zu finden ohne langwierige Konflikte aufkommen zu lassen? Spielen wir einmal einige Möglichkeiten und ihre Vor- und Nachteile durch:

1. Der Chef entscheidet

Oft ist diese Lösung naheliegend: man bezieht sein Team gar nicht direkt in die Entscheidung ein, sondern trifft als Führungskraft die Entscheidung, wer wo sitzen soll. Dieser Weg hat einige Vorteile:

• die Entscheidung kann sehr schnell getroffen werden.
• Ihre Autorität als Führungskraft wird damit unterstrichen.
• Sie wissen vermutlich am besten, wer wie eng mit wem zusammenarbeiten soll bzw. wer von wem lernen kann usw.
• eine mögliche Unzufriedenheit mit Ihrer Entscheidung wirkt sich nicht auf die Zusammenarbeit und das Klima im Team aus.

Aber eine zentrale Entscheidung durch den Vorgesetzten hat auch Nachteile:

• die Mitarbeiter fühlen sich nicht mit einbezogen und lehnen Ihre Entscheidung daher möglicherweise ab.
• Unzufriedenheit im Team richtet sich ausschließlich an Ihre Person und kann Ihre Beziehung zu einigen Mitarbeitern stark belasten.
• Ihnen sind möglicherweise nicht alle einzelnen Interessen und Hintergründe, die sich auf die Platzwahl auswirken, bekannt (z.B. ein nicht offen ausgetragener Konflikt zwischen zwei Mitarbeitern).
• eine potenzielle nachträgliche Anpassung der Sitzordnung wird erschwert, da sie damit indirekt eine Fehlentscheidung eingestehen würden.

Tipp: Bei diesem Vorgehen ist es hilfreich möglichst viel über die Wünsche Ihrer Mitarbeiter zu wissen, um diese in Ihre Entscheidung mit einbeziehen zu können. Fragen Sie doch vielleicht im Vorfeld einzeln die Wünsche ab und erklären Sie, dass Sie zumindest versuchen werden möglichst viele bei Ihrer Entscheidung zu berücksichtigen. Bitten Sie um das Verständnis Ihrer Mitarbeiter, stellen Sie Ihre Entscheidung dem Team vor und begründen Sie kurz, was Sie sich dabei gedacht haben.

2. Das Team entscheidet

Die zweifellos demokratischste Art und Weise einen neuen Sitzplan zu erstellen, ist die Entscheidung durch das gesamte Team treffen zu lassen. Die Vorteile für dieses Vorgehen liegen auf der Hand:

• Jeder im Team kann seine Wünsche äußern und fühlt sich involviert.
• Die Mitarbeiter kommunizieren offen Ihre Bedürfnisse und Vorstellungen, müssen dafür einstehen und lernen auf diesem Weg Verantwortung zu übernehmen und Konflikte miteinander zu lösen.
• Im Idealfall werden alle Wünsche einmal geäußert und haben damit die Chance bei der Entscheidung berücksichtigt zu werden.
• Wenn gemeinsam eine Entscheidung erarbeitet wird, wirkt sich das in der Regel sehr positiv auf den Teamgeist aus.

Aber auch das demokratische Vorgehen hat seine Schattenseiten:

• Es kostet in der Regel viel Zeit bis alle Kollegen einbezogen und alle Argumente gehört werden können.
• Möglicherweise ist die erarbeitete Lösung im Unternehmenssinn nicht die beste Lösung, da vor allem Einzelinteressen berücksichtigt wurden.
• In einer offenen – manchmal hitzigen – Diskussion schießt der eine andere Mitarbeiter vielleicht „über das Ziel hinaus“, was langwierige massive Konflikte innerhalb des Teams nach sich ziehen kann.
• Eine nachträgliche Korrektur durch die Führungskraft ist kaum möglich, da dies die Entscheidung des gesamten Teams in Frage stellen würde.
• Nach dieser Gemeinschaftsentscheidung entsteht im Team ggf. die Erwartung, dass sie künftig auch bei anderen (oder gar allen) Entscheidungen einbezogen werden.

Tipp: Wenn Sie dieses Vorgehen wählen, setzen Sie Ihrem Team einen zeitlichen Rahmen bis wann die Entscheidung getroffen werden muss und geben eventuell zu berücksichtigende Rahmenbedingungen vor (z.B. A muss neben B sitzen). Je nachdem wie groß Sie das Konfliktpotenzial einschätzen: nehmen Sie doch als stiller Teilnehmer an der Diskussion teil. Dadurch lernen Sie sicherlich viel über Ihre Mitarbeiter und können notfalls einschreiten.

3. Ein Gremium entscheidet

Es kann auch sinnvoll sein eine kleine Taskforce zum Thema „Umzug“ oder „Büro“ ins Leben zu rufen, die dann für das gesamte Team entscheidet, wie die Sitzordnung sein soll. Gibt es in Ihrem Team eine weitere Führungsebene, kann man die Entscheidung auch dorthin verlagern. Das hat einige Vorteile:

• Die Mitglieder des Gremiums empfinden es in der Regel als Wertschätzung, dass sie die Entscheidung mittreffen dürfen.
• Die ausgewählten Mitarbeiter sind vermutlich näher an den Interessen des Teams dran und können die Wünsche daher besser berücksichtigen.
• Die kleine Gruppe fungiert als Mittler zwischen Ihren Interessen als Führungskraft und den Wünschen des Teams.
• Bei dieser Gelegenheit können die Ausgewählten ihre Konflikt-, Kompromiss- und Entscheidungsfähigkeit unter Beweis stellen.

Und auch hier gibt es Nachteile:

• Wenige Kollegen müssen ggf. den Frust der Kollegen aushalten und mit der Unzufriedenheit über Ihre Entscheidung umgehen (im schlimmsten Fall werden sie vom Team ausgeschlossen).
• Nicht selten sichert sich jeder in der Taskforce seinen bevorzugten Platz, und für die anderen Kollegen bleiben nur die unbeliebten Plätze übrig.
• Da die Taskforce möglicherweise nicht so vom Team respektiert wird wie die Führungskraft, wird eine Entscheidung durch eine Taskforce nachträglich oft in Frage gestellt.
• Die Entscheidung, wer in das Gremium berufen wird, hinterlässt möglicherweise Unzufriedenheit bei den Kollegen, die dieses Privileg nicht erhalten haben.

Tipp: Wählen Sie die Mitglieder Ihrer Taskforce mit Bedacht und statten Sie sie offiziell und persönlich (vor dem gesamten Team) mit der Entscheidungsbefugnis aus. Vielleicht lassen Sie auch nur eine Entscheidungsvorlage durch die Gruppe erarbeiten, die Sie dann letztlich freigeben und im Zweifelsfall noch leicht anpassen können.

Allgemeine Tipps

Neben diesen drei Wegen gibt es natürlich auch noch einige weitere. Entscheiden Sie am besten anhand Ihres Führungsstils, dem zeitlichen Entscheidungsrahmen, dem Konfliktpotenzial im Team und der Selbstverantwortung und Empathie Ihrer Teammitglieder, welches Vorgehen Sie wählen. Ganz allgemein werden Ihnen diese Punkte die Einführung einer neuen Sitzordnung erleichtern:

• Legen Sie fest bis wann a) die Entscheidung für eine neue Sitzordnung getroffen werden muss und b) wann die neue Sitzordnung in Kraft tritt.
• Stellen Sie klar, dass die getroffene Entscheidung – unabhängig davon wer sie getroffen hat – fix ist und das Thema damit abgeschlossen ist.
• Machen Sie sich selbst ein Bild von den zu vergebenden Arbeitsplätzen und schauen Sie sich später auch die umgesetzte Sitzordnung an.
• Informieren Sie möglichst nicht zu früh darüber, dass neue Sitzplätze vergeben werden und reduzieren Sie damit die Spekulationen und möglichen Sorgen Ihrer Mitarbeiter.
• Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Mitarbeiter: würden Sie eigentlich selbst gerne an Platz X sitzen?

Der eigene Arbeitsplatz ist bestimmt nicht das wichtigste Kriterium, um einen guten Job machen zu können- aber mit Sicherheit auch ein entscheidendes! Es ist daher sinnvoll investierte Zeit sich Gedanken über eine gute Sitzordnung im Team zu machen. Vielleicht lassen sich auch absolut unbeliebte Plätze durch zusätzliche Maßnahmen verbessern oder durch ein „Goodie“ (besserer Bürostuhl, 1 Smoothie pro Woche o.ä.) aufwerten? Wer es dynamisch mag, kann auch regelmäßig die Sitzplätze wechseln lassen. Wie wäre es z.B. wenn jeder im Team einen Vorschlag erarbeitet, reihum jeder Vorschlag jeweils eine Woche umgesetzt wird und am Ende über die Dauerlösung abgestimmt wird? Wählen Sie am besten den Weg, der zu Ihnen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Egal, für welchen Sie sich entscheiden: sehen Sie es als weitere Lektion, in der Sie in jedem Fall wieder einiges über sich und Ihr Team lernen werden. Versprochen!